HBR: Crisiscommunicatie naar de medewerkers

Het aan crisis management gerelateerde artikel uit Harvard Business Review willen we u niet onthouden. In onze ogen bevestigt het namelijk een aantal kern-elementen van onze alarmeringsdienst:

Het is door de veelvoud aan “nieuwe media” niet altijd eenvoudig om die informatie te filteren die voor uw medewerker / hulpverlener of consument van belang is. Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, WhatsApp, radio, TV, dit alles zorgt ervoor dat we zo veel informatie krijgen dat het moeilijk wordt om de specifiek relevante informatie te onderscheiden. Het is mede hierdoor van belang om op een manier te communiceren die door veel mensen als eerste zal worden gelezen / gehoord. Het blijkt dat een spraakbericht in een crisis situatie een veel grotere kans heeft te worden gehoord dan een Facebook bericht.
Als mensen zelf de informatie moeten interpreteren en slechts beperkte informatie krijgen die relevant is, hebben mensen de neiging om te overdrijven. Snelle, relevante informatie is belangrijk om verwarring, irritatie en fouten te voorkomen.
De voorbereiding van contact data is van essentieel belang. Hoe wordt dit individu op dit specifieke moment het best bereikt? Is alle data correct en actueel?
De samenwerking tussen de verschillende afdelingen: Management, Public Relations, IT, Beveiliging en Human Resources is belangrijk.
Bij het gebruikmaken van een massa alarmeringssysteem is het van belang om meerdere communicatiemethoden te gebruiken.
Bij het gebruikmaken van een massa alarmeringssysteem is het van belang dat verschillende mensen het systeem kunnen activeren.
Bij het gebruikmaken van een massa alarmeringssysteem is het van belang dat het systeem kan worden geactiveerd op verschillende manieren. Het mag niet afhankelijk zijn van een werk email-account, of bijvoorbeeld een IP adres van kantoor.
Na de crisis dient de crisis situatie goed geëvalueerd te worden. Wat ging er goed en wat ging er fout? Kunnen deze elementen verbeterd worden?
Besef dat het niet alleen de techniek is die de gevolgen van de crisis beperkt, maar ook het management. Anticipeer op vragen en onzekerheden van het personeel en communiceer op een menselijke, vriendelijke en duidelijke manier. Vergeet ook niet om medewerkers een update te geven.