Privacyverklaring non platform MultiBel B.V.

(versie maart 2024)

Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website of per e-mail en telefoon of app. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens wij ontvangen en verwerken hangt af van de aard van het contact en de omstandigheden. Te denken valt aan een informatie- of offerteaanvraag, een sollicitatietraject om bij MultiBel te komen werken, of contacten met (potentiële) leveranciers. Het kan onder meer de volgende gegevens betreffen:

• NAW-gegevens;
• geboortedatum en –plaats of leeftijd;
• geslacht;
• contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen;
• kopie identiteitsbewijs (alleen indien nodig!);
• salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• bankrekeningnummer;
• gegevens over voorgaande opleidingen en functies (in het kader van een sollicitatie);
• gegevens over de activiteiten op de website van MultiBel;
• gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type;
• gegevens over surfgedrag, waaronder cookies en locatiegegevens.

Zie de Cookieverklaring.

MultiBel vraagt nooit om bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Als we deze toch onbedoeld ontvangen zullen we deze verwijderen en niet verwerken.

Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Voor persoonsgegevens die worden verkregen en verwerkt in het kader van onze alarmeringsdienstverlening via het MultiBel platform gelden bijzondere privacy voorwaarden welke zijn vastgelegd in: Privacy beleid MultiBel Platform. In alle overige gevallen ontvangen en verwerken wij gegevens in het kader van onze algehele bedrijfsontwikkeling en bedrijfsvoering op basis van een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld in het geval van een sollicitatieprocedure.

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• om u de mogelijkheid te bieden van onze dienstverlening gebruik te maken;
• om uw sollicitatie te verwerken
• om met u te communiceren middels het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post;
• communicatie en informatievoorziening;
• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen aanbieden van onze dienstverlening;
• facturering en incasso;
• om onze website te verbeteren.

Het kan gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. Indien u dit niet op prijs stelt, dan leest u hieronder wat uw rechten hierin zijn.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Sollicitanten
Sollicitanten wijzen wij graag op het volgende. U wordt gevraagd om in uw sollicitatiebrief nooit uw Burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en u hoeft eveneens geen pasfoto of kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen. Mocht dit nodig zijn, dan komt dit niet eerder aan bod dan wanneer de arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen. Uw sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de verantwoordelijke manager en daarna vernietigd. Mochten wij interesse hebben in uw profiel, maar wij u niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij u vragen om expliciete toestemming te geven om uw sollicitatie tot 12 maanden in portefeuille te houden.

Verstrekking aan derden
In het kader van onze bedrijfsvoering kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Overigens wijzen wij u er graag op dat wanneer u ons een openbaar bericht via social media toezendt, anderen kennis kunnen nemen van dit bericht. Stuurt u gevoelige informatie daarom zoveel mogelijk op een andere wijze toe.

Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook.

Deze partijen respecteren het EU-VS Data Privacy Framework (DPF), op basis waarvan zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Deze zijn vastgelegd in ons Information Security Management System welke onder meer de basis vormt voor onze ISO27001 certificatie. Zo worden de (persoons)gegevens tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Daarnaast is toegang tot persoonsgegevens strikt beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van MultiBel en daartoe bevoegde medewerkers bij diensten van derden.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens die wij via de website, telefoon of email ontvangen en verwerken (behoudens wanneer dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van dergelijke persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Klachten
Mocht de uitoefening van uw rechten niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Meer informatie over uw rechten en klachten kunt u vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bewaartermijnen
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) met betrekking tot uw persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte, indien er een grote kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd. Wij zullen een datalek in ieder geval altijd melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Ongetwijfeld zal ons privacy beleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en deze is steeds te vinden op onze website.

Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacy beleid. Mocht u echter nadere vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag, via telefoon 088-1410300 of per email support@multibel.nl.