Hoe zet je een belboom op?

Of je het nu een belboom, een belschema, een cascade systeem of bellijst noemt, in de praktijk komt het allemaal op hetzelfde neer. Één persoon begint met bellen en de persoon die gebeld wordt heeft de taak om de volgende persoon te bellen, zodat iedereen uiteindelijk het bericht ontvangen heeft. Het idee van een belboom is dat de inspanning per individu beperkt is en dat de tijd om alle personen te bereiken kleiner is dan dat 1 persoon iedereen moet bellen.

Klassieke belbomen

Er zijn verschillende soorten belbomen te onderscheiden: het klassieke belschema (gevoelig voor onderbrekingen), het klassieke ster-belschema. Het sterbelschema biedt biedt iets meer zekerheid maar ook daar hoort de 10^de persoon vaak iets anders dan de 2^de.

We zetten deze methoden graag voor u uiteen.

Wanneer een klassieke belboom gebruiken?

Een belangrijke vraag vinden wij, waarom wil je überhaupt een belboom? Voor een niet kritisch bericht, kan een belboom goed genoeg werken. Denk maar aan de dagen in de 80’er jaren dat je hockey- of voetbalwedstrijd was uitgevallen of de tijd aangepast werd. De belboom deed dan zijn werk, maar er was altijd wel iemand die het bericht niet (goed) had doorgekregen en toch op de verkeerde tijd stond te wachten.

Cruciaal is de vraag of u tijd heeft en of u de mensen in de belboom kan vertrouwen dat het bericht direct en juist wordt doorgeven. Je gaat immers met een klassieke belboom of het sterbelschema altijd tijd verliezen omdat het bellen van mensen tijd kost en de volgende persoon die gebeld wordt dus even moet “wachten”.

Houd er ook rekening mee dat bij een tijd kritisch bericht er vaak een grote mate van stress heerst. Kan u het risico dat iemand die een bericht niet of onjuist ontvangt dragen?

Modern belschema

Met de nieuwe communicatie tools, zoals eerst SMS en later bijvoorbeeld WhatsApp kan er eenvoudig in een klap een grotere groep personen worden bereikt. Eigenlijk is dit een eerste stap na een modern schema.

Het doorgeven van een nieuwe tijd voor de hockey-training via WhatsApp kan afdoende werken. Voor het informeren van medewerkers dat een van de parkeerplaatsen gesloten is op het werk kan gebeuren via SMS. Een tandarts stuurt een SMS om patiënten te herinneren aan een afspraak de volgende dag. Allemaal geen enkel probleem, maar een belangrijk kenmerk van deze berichten is dat er geen noodsituatie is.

Het probleem is dat je bij (tijd en missie) kritische berichten niet kan vertrouwen op een dergelijke tools. Gebruikt iedereen deze tool wel? Staat de tool altijd aan? Wordt het bericht wel gehoord of gelezen. En hoe kan je als verzender zeker weten dat mensen het bericht gehoord of gelezen hebben?

Er zijn dan tegenwoordig ook betere, eenvoudige en betaalbare methoden voor handen waarmee je tijd kritische alarmering en communicatie makkelijk kan implementeren. Methoden die veel toegevoegde waarde bieden t.o.v. van bijvoorbeeld WhatsApp.