Hoe CSG Prins Maurits haar BHV-organisatie professionaliseerde

Van ad hoc hulpverlening naar grip en structuur

Ruim 10 jaar geleden zag de bedrijfshulpverlening op CSG Prins Maurits er heel anders uit dan vandaag. Incidenten werden vooral ad hoc opgelost door collega’s die toevallig in de buurt waren of er moest eerst een BHV’er bij de receptie opgehaald worden om hulp te kunnen verlenen. Er was wel aansturing, alleen duurde het erg lang voordat er hulp verleent kon worden. Er was ook geen duidelijk overzicht met taken wat een BHV’er tijdens een incident moest doen. Er werd vanuit gegaan dat iedereen het ontruimingsprotocol van 75 bladzijden wel kent. “Het was allemaal goedbedoeld, maar weinig gestructureerd,” vertelt Janno Scherpenisse, die inmiddels verantwoordelijk is voor de BHV-organisatie op de school.

In de afgelopen jaren maakte de school echter een flinke professionaliseringsslag met de implementatie van MultiBel als één van de belangrijkste mijlpalen.

Van losse acties naar een professionele alarmeringsstructuur

De omslag begon toen Janno de taken van de vorige ploegleider overnam. Er werd gekeken naar manieren om de BHV-structuur te verbeteren. MultiBel werd daarbij geïmplementeerd als oproepsysteem.

Waar voorheen vooral losse acties elkaar opvolgden, ontstond nu een professionele alarmeringsstructuur: duidelijke procedures, vaste aanspreekpunten en een systeem dat alle relevante BHV’ers in één keer bereikt.

De implementatie van MultiBel startte ongeveer anderhalf jaar geleden. De implementatie verliep soepel, een paar kinderziektes waren snel verholpen en het systeem loopt betrouwbaar en efficiënt. Toch blijft de school doorontwikkelen, bijvoorbeeld door protocollen aan te scherpen en BHV’ers verder te trainen.

QR-codes voor snelle alarmering

Voor snelle meldingen werkt de school met QR-codes die direct een alarm activeren. Om valse meldingen door leerlingen te voorkomen, koos CSG Prins Maurits voor een slimme oplossing: de QR-codes hangen niet zichtbaar in het gebouw, maar zitten discreet op de laptops van docenten.

Bij een incident kan een docent de QR-code scannen of het interne alarmnummer bellen. MultiBel stuurt vervolgens direct een alarmering naar alle relevante BHV’ers én er opent een conference call, zodat het team direct kan overleggen.

Het systeem wordt ingezet bij medische incidenten, ontruimingen en situaties waarin snel geschakeld moet worden.

Duidelijke protocollen

Om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat te doen, heeft de school korte en heldere protocollen opgesteld voor diverse scenario’s: ontruimingen, medische situaties en taken van de receptie. Geen dikke handboeken, maar werkbare stappen die in de praktijk snel toepasbaar zijn.

Jaarlijks organiseert de school minimaal één grote ontruimingsoefening. Het liefst vroeg in het schooljaar, zodat iedereen meteen vertrouwd is met de procedure. Tijdens de BHV- en EHBO-herhalingstrainingen in januari/februari wordt specifiek geoefend met MultiBel, inclusief het gebruik van de portofoonfunctie in de app.

Een groot en goed georganiseerd BHV-team

Het BHV-team bestaat uit zo’n 60 personen, waarvan er ongeveer 50 actief worden ingezet bij incidenten. Binnen MultiBel ontvangt iedereen die een rol spelt, de juiste meldingen: sommige teamleiders en directieleden worden geïnformeerd, maar ondernemen geen actie, terwijl actieve BHV’ers direct in beweging komen.

De combinatie van een automatisch oproepsysteem en duidelijke protocollen zorgt ervoor dat het team efficiënt en gecoördineerd kan handelen.

Advies voor andere scholen en organisaties

Janno deelt graag zijn belangrijkste lessen:

• Gebruik een centraal oproepsysteem als MultiBel: het is snel, betrouwbaar en je kunt direct opschalen.
• Werk met QR-codes op laptops: snel toegankelijk voor medewerkers, maar niet zichtbaar voor leerlingen.
• Houd protocollen kort en overzichtelijk, zodat ze echt bruikbaar zijn in stressvolle situaties.

Korte lijnen, duidelijke stappen en een systeem dat altijd werkt. Dat maakt het verschil tijdens een incident.