Portofoon kopen? Gebruik onze portofoon app

Overweegt u een portofoon te kopen om te communiceren tijdens een calamiteit? In deze BLOG vergelijken wij de traditionele portofoon met een portofoon app. Wat zijn de verschillen, de overeenkomsten en hoe bepaal je wat voor portofoon je wilt kopen?

Een portofoon wordt meestal niet gebruikt voor de initiële alarmering, maar om de communicatie die daarop volgt. Voor die allereerste alarmering heeft de alarmeringsapp de laatste 5 jaar de pieper grotendeels met pensioen gestuurd. En als je het ons vraagt gaat datzelfde traject nu plaatsvinden bij de traditionele portofoon.

Portofoon app versus portofoon kopen

1. Geen extra toestel

Laatst hoorden wij van een klant: “Onze medewerkers lopen rond met een bomgordel vol apparatuur”. Smartphone, DECT-telefoon en bij een calamiteit ook nog eens een portofoon. Dit wordt door veel medewerkers als belastend ervaren. MultiBel zorgt ervoor dat dit verleden tijd is, door het alarmeren, informeren en communiceren samen te brengen in de smartphone.

2. Kanaal en bereik

Een traditionele portofoon heeft een bereik van een paar kilometer. Is het toestel buiten bereik, bijvoorbeeld thuis, hoor je niks. Overweegt u een portofoon toestel te kopen, kies dan voor een portofoon met als back-up 4G. Bij een portofoon app vindt de overdracht plaats via data: WIFI en mobiel. Het werkt dus overal, mits er natuurlijk een dataverbinding is. Nu hoor ik u denken, wat als er geen data is, kan ik dan niet meer communiceren? Inderdaad, bij de meeste portofoon apps houdt het dan op. Onze porto app maakt deel uit van een professioneel oproepsysteem en heeft als back-up dan de conference call. Door die combinatie heeft onze portofoon app een zogenaamd fall-back scenario, net als een portofoon toestel.

3. Tijdbesparing

Organisaties die met een traditionele portofoon werken, hebben vaak in het noodplan afgesproken dat bij een calamiteit als eerste de portofoons opgehaald worden. Als dat niet meer hoeft omdat het op de smartphone draait, bespaar je kostbare tijd. Kanaal kiezen, inchecken en klaar om te communiceren. Zo zorgen we er samen voor, dat de crisis aanpak meteen kan beginnen.

4. Gebruiksgemak

Bij een traditionele portofoon, moest je na het indrukken van de push-to-talk knop 1 seconde wachten voordat je kon spreken. De verbinding moest opgebouwd worden en deed je dat niet, viel de eerste seconde van het gesprek weg. In onze portofoon app hoeft dat niet meer. Op het moment dat iemand incheckt op een kanaal, wordt de verbinding opgebouwd en die blijft open. Je kunt meteen praten, over…

5. Extra functionaliteiten

Bedrijven die een portofoon kopen, gebruiken deze voor de crisiscommunicatie maar verder waren er geen extra functionaliteiten. Zoals gezegd, onze portofoon app maakt deel uit van MultiBel en biedt daardoor veel extra functies. Zo heb je inzicht in de aanwezigheid van hulpverleners, kun je acties loggen, taken uitzetten, foto, video’s en instructiedocumenten delen, en kun je de portofoon app ook direct gebruiken als alleenwerker app.

6. Een portofoon kopen is prijzig

Als je een traditionele portofoon koopt, ben je een boel geld kwijt. Omdat ze relatief duur zijn, rust je niet iedereen uit met een extra toestel. Een portofoon app heeft dat probleem niet, de smartphone heeft toch al iedereen op zak. Daarnaast heeft een app geen jaarlijkse kosten voor een zendvergunning.

Etherdiscipline blijft hetzelfde

Communiceren door middel van een portofoon vraagt duidelijke gespreksregels.

Communiceer helder en eenduidig. Spreek enkel datgene in dat noodzakelijk is voor de ontvangers en laat randzaken achterwege. Bespreek van te voren welke standaard uitdrukking er gebruikt worden tijdens de communicatie met een portofoon. Geef daarnaast ook aan wie je bent en wie jij aanroept. Gebruik hierbij normaal stemvolume.

Met een portofoon is het niet mogelijk om door elkaar heen te praten. Houd daarom de communicatielijn niet onnodig lang bezet. Dit zorgt ervoor dat collega’s niet kunnen reageren. Laat de push-to-talk knop pas los, wanneer u heeft afgesloten met “over” of “uit”.