Stroomuitval en crisisresponse: 8 zaken die je met MultiBel kunt regelen

Voorbereiding en oefening van stroomuitval scenario: de sleutel tot weerbaarheid

Stroomuitval is al een tijdje geen theoretisch rampscenario meer. Sterker nog, door netcongestie, klimaatrisico’s, geopolitieke spanningen en de grote afhankelijkheid van ICT en medische technologie wordt langdurige stroomuitval door steeds meer organisaties meegenomen in de risicoanalyse. Het scenario “wat als de stroom 24, 48 of 72 uitvalt” is een belangrijk onderwerp van gesprek bij crisismanagers.

Een noodstroomaggregaat vangt de eerste klap op, maar hoe pak je als organisatie de rest op? Wie neemt initiatief? Hoe schaal je op? Hoe behoud je de regie?

Wij delen 8 manieren waarop MultiBel organisaties helpt om crisisopvolging te organiseren tijdens een crisis.

1. Automatische alarmering

Stroomuitval merk je meestal direct, vaak simpelweg door uitval van verlichting of door de korte onderbreking wanneer het noodaggregaat het overneemt. Maar wie reageert, wie neemt initiatief en hoe zorg je ervoor dat je teams direct in actie komen?

Handmatig alarmeren via belrondes of WhatsApp-groepen kost kostbare minuten. Daarom kun je met MultiBel alarmeringen automatisch laten starten zodra een kritieke melding binnenkomt, bijvoorbeeld vanuit een gebouwbeheersysteem (GBS) of monitoringplatform. Het juiste scenario wordt meteen geactiveerd zonder menselijke vertraging.

2. Slim opschalen: triage voor je teams oproept

Bij een grote verstoring zoals langdurige stroomuitval is snelle opschaling belangrijk, maar de manier waarop verschilt per organisatie. Sommige organisaties kiezen voor een triagefase met een kleine kernploeg, terwijl andere direct het Operationeel Beleidsteam of Crisis Beleidsteam alarmeren.

Met MultiBel kunnen we verschillende werkwijzen ondersteunen, bijvoorbeeld:

• Triagefase: eerst een kleine kerngroep alarmeren om de situatie te beoordelen.
• Operationele opschaling: OBT inschakelen voor multidisciplinaire afstemming en operationele besluitvorming.
• Strategische opschaling: CBT inschakelen wanneer continuïteit, veiligheid en reputatie in geding komen.

Teamleden worden gelijktijdig via meerdere kanalen opgeroepen (app, telefonisch, email en sms), zie ook onze werkwijze.

Daarbij houdt het systeem rekening met roosters en piketdiensten, zodat de juiste medewerkers op het juiste moment opgeroepen worden.

3. Communicatie tijdens uitval

Communicatie komt vaak onder druk te staan tijdens een crisis. Wellicht werken in sommige gevallen interne systemen niet meer. MultiBel ondersteunt verschillende vormen van communicatie binnen één platform:

• Conference call: spreekluister verbinding via app of telefonie
• Portofoonfunctie: Direct portofoonfunctie binnen de MultiBel app
• Chat: Berichten, foto’s en video’s versturen binnen de chatomgeving

Door verschillende kanalen beschikbaar te hebben, blijft afstemming mogelijk.

4. Masscommunicatie richting medewerkers

Bij een groot incident zoals stroomuitval wil je niet alleen crisisteams bereiken, maar ook de hele organisatie kunnen informeren. Denk aan oproepen voor extra capaciteit, instructies voor personeel of waarschuwingen voor nevenlocaties.

Via MultiBel kun je duizenden mensen binnen seconden bereiken, via:

• MultiBel app
• Telefonisch (mobiel en vast)
• SMS
• E-mail

Met realtime terugkoppeling zie je wie het bericht heeft ontvangen en wie gereageerd heeft.

5. Besluitvorming organiseren met Critical Event Management

Critical Event Management (CEM) helpt organisaties om ook onder druk overzicht, regie en voortgang te behouden. Binnen MultiBel werken crisisteams samen vanuit één centrale omgeving waarin taken, acties en besluiten realtime worden vastgelegd. Met het configureerbare log- en taakbord (bijvoorbeeld volgens BOB of een eigen crisismodel) worden verantwoordelijkheden helder verdeeld en blijft de voortgang inzichtelijk.

6. Netcentrisch werken met andere organisaties

Bij een scenario zoals langdurige stroomuitval staat niet één organisatie onder druk, maar vaak een hele regio. In zo’n situatie is samenwerking cruciaal: ziekenhuizen, zorginstellingen, veiligheidsregio of gemeenten moeten elkaar snel kunnen bereiken en ondersteunen. In de praktijk blijkt dat lastig: contactpersonen zijn niet bereikbaar, crisislijnen lopen vast en informatie stroomt versnipperd.

Met MultiBel kunnen organisaties regionaal samenwerken binnen één platform, zonder afhankelijk te zijn van één meldkamer of één communicatiekanaal. Crisismanagers van verschillende organisaties kunnen:

• elkaars crisisteams direct alarmeren,
• informatie en updates delen tijdens de respons,
• capaciteit en middelen afstemmen,
• escaleren naar ketenpartners wanneer nodig.

Zo ontstaat netcentrische crisisaansturing: sneller schakelen, minder afstemmingsoverlast en betere besluitvorming tussen organisaties, precies wat nodig is bij een grootschalige crisis.

7. Inzicht in documentatie

Tijdens een crisis moet informatie snel beschikbaar zijn. Binnen MultiBel kunnen relevante documenten automatisch worden meegestuurd met een alarmering, zodat crisisteams toegang hebben tot contactlijsten, instructies, draaiboeken en continuïteitsplannen. Daarnaast zijn documenten realtime inzichtelijk in de app, ook zonder actieve alarmering.

8. Legio mogelijkheden om te oefenen

De voorbereiding op een crisis is cruciaal. Daarom kunnen organisaties in MultiBel verschillende crisisscenario’s voorbereiden en testen. Denk hierbij aan:

• Oefenalarmeringen voor stroomuitval
• Crisiscommunicatie
• Simulaties met OBT en CBT

En natuurlijk managementinformatie en rapportage voor naslagwerk en evaluatie.

Weerbaarheid organiseer je niet op papier, maar door praktische uitvoering en oefening. Wil je verkennen hoe jouw organisatie grip houdt tijdens verschillende crisisscenario’s? We denken graag mee.