Testen en evalueren van het systeem
Klanten van MultiBel testen en evalueren de oplossing met regelmaat.
Testen
Grof gezegd zijn er twee soorten testen te onderscheiden. Allereerst moet degene die de alarmoproep start, de zogenaamde activator, regelmatig oefenen. Als tweede moeten de personen die gealarmeerd worden regelmatig een alarmoproep ontvangen.
Trainen activator
Als de activator wil oefenen met het opstarten van een MultiBel alarmoproep kan hij of zij het systeem in testmodus plaatsen. Een oproep gaat dan niet naar alle personen in dat scenario maar uitsluitend naar één nummer. Regelmatig activeren zorgt ervoor dat bij een calamiteit de activator exact weet wat hij of zij moet doen door de vertrouwdheid met de oplossing. De activator kan ook testen met de diverse methodes om een MultiBel oproep te starten (online, vast nummer, mobielnummer, alarmknop).
Trainen ontvanger
De tweede vorm van oefening waarbij alle personen binnen het scenario de oproep ontvangen is ook van groot belang. Wij adviseren onze klanten deze scenario’s regelmatig te testen en vervolgens de resultaten te analyseren. MultiBel kan niet beoordelen of de data in het systeem juist is. Wij doen geen check op de accuraatheid van emailadressen en telefoonnummers.
Evalueren
MultiBel staat of valt bij correcte gegevens en de voorbereiding van verstuurder en ontvangers. Wij raden aan om de reacties op functiegroep niveau te evalueren en ook naar individuen te kijken. Immers, als blijkt dat te weinig personen uit een bepaalde functiegroep aanwezig kunnen zijn, is het zaak om te onderzoeken waarom dat het geval is. Is de data wellicht bij de individuele persoon niet accuraat? Wij contacteren niet een apparaat maar personen op allerlei apparaten. De response per individu zal hoger zijn als meerdere contactgegevens ingegeven worden (meerdere mobiele nummers, vaste nummers en emailadressen).
Het kan ook zijn dat het gestuurde bericht niet eenduidig is en dat daar verbeteringen plaats moeten vinden. Bij een crisis is tijd kostbaar en staan mensen onder spanning. Te veel tekst en te veel alternatieven veroorzaken verwarring. Wij adviseren om eenduidige, bijna simplistische berichten te sturen, gericht op een duidelijke actie.
Regelmatig oefenen zorgt ervoor dat de ontvangers van de MultiBel oproep bekend zijn met het systeem, de oproep als alarmoproep herkennen en eerder geneigd zijn te reageren. Het zorgt er ook voor dat eventuele problemen / fouten opgelost worden in een non-crisis situatie.
De moraal van het verhaal:
- Plan vooruit en zorg dat de contactgegevens en scenario’s met functiegroepen gereed, uitgebreid en correct zijn.
- Stuur duidelijke berichten, met een heldere actie.
- Zorg dat MultiBel met geplande regelmaat getest wordt en dat u vertrouwd bent met de MultiBel oplossing.
- Zorg dat de personen die gealarmeerd worden bewust en bekend zijn met MultiBel (via alle mogelijke kanalen). Aan te raden is dat MultiBel als een bekend nummer / verzender wordt opgeslagen bij de contactgegevens van de individuen.
- Laat de personen ook reageren op het oefenbericht.
